Membongkar Hambatan Organisasi: Mendesain Ulang Struktur untuk Inovasi Lincah

Banyak perusahaan teknologi mengalami masalah ketika mencoba memperbesar skala bisnis mereka dengan cara tradisional seperti menambah karyawan dan proses yang berlapis. Cara ini sering membatasi inovasi dan memperlambat pengambilan keputusan karena hierarki yang terlalu rumit. CodeNinja juga sempat mengalami hal tersebut sebelum menemukan bahwa struktur yang terlalu birokratis menghambat pengetahuan dan kreativitas. Untuk mengatasi itu, CodeNinja membuat tiga perubahan penting: mengurangi lapisan tim, memindahkan kewenangan ke pemilik domain, dan menerapkan filosofi 'team-of-teams'. Ide ini membentuk tim kecil lintas fungsi yang beroperasi dengan kebebasan penuh dalam mengambil keputusan di area masing-masing tanpa harus menunggu persetujuan dari atas. Hasilnya sangat positif dengan percepatan dalam proses pengembangan produk hingga 40-60%, kualitas yang lebih baik, dan inovasi yang muncul secara organik dari tim. Model ini disebut sebagai struktur 'diamond team' di mana tim dibentuk, menyelesaikan masalah, dan kemudian membubarkan diri sesuai kebutuhan tanpa ikatan fungsi statis, memungkinkan pengetahuan tersebar secara horizontal. Pendekatan ini sangat relevan terutama untuk pusat kapabilitas global dan laboratorium AI yang harus mengintegrasikan peneliti, insinyur, dan ahli domain bisnis secara langsung. Model tradisional sering memisahkan tim-tim ini dan menjadikan pengumpulan serta pemanfaatan pengetahuan sangat lambat dan tidak efisien. Mukhtar Ahmad melihat bahwa model ini tidak hanya meningkatkan performa tapi juga memberdayakan talenta dari berbagai negara termasuk pasar berkembang seperti Saudi Arabia dan Pakistan. Struktur ini mempercepat pembelajaran organisasi dan membuatnya lebih adaptif, memberikan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dalam dunia teknologi dan AI.

Sering kali, orang yang bekerja di bidang teknologi, seperti insinyur dan teknisi, dianggap sebagai orang yang pendiam dan lebih suka bekerja sendiri tanpa banyak berinteraksi. Namun, pandangan ini sudah tidak cocok lagi karena di dunia kerja sekarang, saling berkomunikasi dan bekerja sama sangat penting untuk kesuksesan perusahaan. Budaya perusahaan adalah cara bagaimana sebuah organisasi berperilaku, membuat keputusan, dan berkomunikasi. Budaya ini tidak selalu dibahas atau diperhatikan oleh tim teknis, sehingga mereka merasa seperti hanya penyedia layanan tanpa ikut membangun tujuan perusahaan. Agar tim teknis merasa lebih terhubung dengan perusahaan, budaya harus masuk ke dalam cara mereka bekerja. Ini bukan berarti mereka harus berubah menjadi orang yang lebih terbuka atau ekstrovert, melainkan mereka harus diberi kesempatan untuk melihat bahwa pekerjaan mereka sangat penting dan berhubungan dengan nilai-nilai perusahaan. Pemimpin perusahaan harus menghargai dan merayakan pencapaian tim teknis serta membantu mereka untuk menceritakan kisah di balik pekerjaan mereka. Dengan begitu, para pekerja teknis akan merasa dihargai dan termotivasi, bukan hanya sekadar sebagai pelaksana tugas teknis. Ketika budaya dan nilai-nilai perusahaan menjadi bagian dari setiap pekerjaan teknis, hasilnya bukan hanya produk yang baik, tetapi juga keterlibatan karyawan yang lebih tinggi dan inovasi yang tumbuh. Dengan memberikan penghargaan dan ruang bagi teknisi untuk berbagi cerita mereka, organisasi menjadi lebih solid dan berkembang.

George Eastman adalah tokoh penting dalam sejarah fotografi karena dia menciptakan kamera modern yang memudahkan orang untuk mengambil gambar. Sebelum penemuannya, kamera sangat besar dan rumit, sehingga penggunaan fotografi memerlukan peralatan berat seperti tripod dan bahan kimia yang sulit dibawa. Eastman menciptakan pelat kering, sebuah inovasi yang menghilangkan kebutuhan membawa bahan kimia saat mengambil foto. Ia mendirikan perusahaan Eastman Dry Plate Company pada 1881, kemudian bersama William Hall Walker meluncurkan kamera Kodak pada 1888. Kamera ini ringan dan mudah digunakan oleh siapa saja. Inovasi Kodak memungkinkan fotografi berkembang pesat dan memperkenalkan gambar berwarna. Namun, di tahun 1970-an, seorang insinyur Kodak bernama Steve Sasson berhasil menciptakan kamera digital pertama. Sayangnya, para bos Kodak takut akan teknologi baru ini karena bisa membunuh bisnis kamera analog mereka. Pimpinan Kodak memutuskan untuk menutup-nutupi penemuan kamera digital agar tidak mengancam keuntungan lama. Akibatnya, perusahaan ini kehilangan momentum untuk beralih ke teknologi digital yang berkembang sangat pesat di dekade berikutnya. Pada akhirnya, Kodak gagal beradaptasi dengan perubahan zaman dan teknologi. Mereka kalah oleh produsen kamera digital yang baru dan harus bangkrut pada 2013. Kisah Kodak mengajarkan pentingnya mengikuti perkembangan teknologi agar tidak punah.

Banyak perusahaan selama ini menganggap keterlibatan karyawan sebagai indikator keberhasilan komunikasi internal. Namun, kenyataannya keterlibatan seperti membuka pesan atau ikut serta dalam diskusi tidak cukup untuk memastikan karyawan melakukan tindakan yang mendukung tujuan bisnis. Masalah yang sering terjadi adalah volume komunikasi yang terlalu tinggi membuat pesan penting menjadi tidak jelas dan karyawan merasa kewalahan. Ini berdampak pada turunnya fokus dan tindakan yang diharapkan dari mereka, padahal mereka sebenarnya tidak mengabaikan pesan tersebut karena tidak peduli. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan perlu bergeser dari mengukur hanya seberapa banyak karyawan terlibat menjadi bagaimana mereka mengaktifkan karyawan agar mengambil tindakan nyata. Aktivasi berarti karyawan tidak hanya memahami pesan, tetapi juga menerapkannya dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Salah satu cara untuk mendorong aktivasi adalah dengan menggunakan metrik berdasarkan hasil nyata yang diinginkan di berbagai fungsi bisnis, seperti HR, operasi, pemasaran, dan penjualan. Selain itu, kolaborasi antara tim HR dan komunikasi internal sangat penting untuk menyelaraskan pesan dan tujuan. Teknologi agentic AI juga berperan penting dalam membantu perusahaan mengelola komunikasi dengan lebih efektif. AI dapat menyesuaikan pesan berdasarkan peran, lokasi, dan waktu, serta memprediksi kapan intervensi diperlukan agar karyawan tetap aktif dan berkontribusi sesuai strategi perusahaan.